Logistica Alberghiera e Concessione - U.O.C.

Organizzazione della Struttura

L'attività dell'U.O.C. Logistica Alberghiera e Concessione consiste:

• Nell’esecuzione (vigilanza assegnata al D.E.C.) dei contratti relativi ai servizi no-core (es. ristorazione, pulizia ed ausiliariato, lavanolo, ritiro valori, guardiania, ritiro e smaltimento rifiuti, ecc.), affinché sia garantito il livello quali-quantitativo atteso; nella gestione di noleggi vari (automezzi, fotocopiatrici, dispositivi vari ed emogasanalisi) e del Servizio di Risonanza Magnetica. Nella gestione delle aule didattiche utilizzate per convegni, corsi di formazione/aggiornamento, incontri vari. Nell’esecuzione (vigilanza assegnata al D.E.C.) dei contratti attivi, inerenti gli esercizi commerciali per i PP.OO. di Carate, Giussano, Seregno e le sedi territoriali esterne e nell’elaborazione dei flussi Regionali dell’Osservatorio Servizi.
• Nella Gestione del Contratto di Concessione (costruzione) e gestione del nuovo Ospedale di Vimercate e nella vigilanza sui relativi Servizi finalizzata alla verifica della rispondenza degli stessi ai vincoli contrattuali e ai disciplinari di gestione.
• Nell’organizzazione logistica dei magazzini economali, dei Centri stampa e del personale addetto.
• Nella gestione del servizio Autisti e dei relativi turni, ai fini del soddisfacimento delle esigenze di trasporto di beni, documenti e persone;
• Nella gestione delle Casse economali del P.O. di Vimercate e del P.O. di Carate, per l’acquisto o il pagamento di materiali di modico valore avente carattere d’urgenza;

Le attività possono essere schematicamente così riassunte:

GESTIONE ALBERGHIERA E CONCESSIONE
Le specifiche competenze sono:
• coordinamento e gestione a livello aziendale e di singolo presidio di tutti i servizi no core resi da fornitori esterni. In particolare:
- relativamente alla gestione dei rapporti con il Concessionario dei servizi no-core del P.O. di Vimercate, la risoluzione di problematiche inerenti l’organizzazione dell’erogazione dei singoli Servizi, in adeguamento a esigenze rilevate dai reparti o dalla Direzione Medica/SITR o dalle SS.CC. Sistemi Informativi e Tecnico Patrimoniale;
- relativamente agli altri Servizi no core a livello aziendale, alla ricezione della documentazione di aggiudicazione: effettuazione di Tavoli tecnici con gli aggiudicatari in vista dell’attivazione del Servizio, con esame delle eventuali migliorie proposte e della documentazione da Capitolato; inserimento a sistema del contratto; emissione delle bolle di servizio; verifica periodica della corrispondenza fatture/bolle di servizio; monitoraggio dell’andamento del budget assegnato;
• supporto alla SC Approvvigionamenti nella predisposizione dei Capitolati per le procedure di selezione degli operatori economici cui vengono affidati Servizi no core a livello aziendale, mediante elaborazione di fabbisogni e dettagli tecnici necessari;
• collaborazione con la UOC Economico Finanziaria mediante elaborazione e trasmissione dei dati per la predisposizione dei Bilanci e verifiche trimestrali;
• coordinamento della verifica dei parametri quali-quantitativi di tutti i Servizi no core, sia relativamente al Contratto di Concessione, costruzione e gestione del Nuovo Ospedale sia agli altri contratti per Servizi no core a livello aziendale - con verifica continua dell’effettiva prestazione dei servizi acquistati mediante sopralluoghi programmati o in base a specifiche segnalazioni dai reparti/servizi interessati. Effettuazione di contestazioni in caso di mancato rispetto delle prestazioni previste da Capitolato/Disciplinare – con eventuale applicazione di sanzioni amministrative qualora le giustificazioni fornite dall’operatore economico non siano ritenute accoglibili;
• effettuazione di tavoli tecnici con gli operatori economici al fine di monitorare periodicamente il Servizio o per la risoluzione di problematiche emerse nel corso del Servizio medesimo;
• monitoraggio dei processi inerenti i servizi alberghieri ed il contratto di concessione ai fini del rilascio e del mantenimento della certificazione di qualità.

GESTIONE ECONOMALE
Si estrinseca nell’organizzazione, nel coordinamento e nella gestione dei processi economali aziendali al fine di garantire l’efficace reperimento/acquisizione, stoccaggio, movimentazione e distribuzione dei prodotti economali a supporto dell’attività sanitaria ed amministrativa aziendale con responsabilità dei budget assegnati nell’ambito delle forniture di magazzino; nel coordinamento delle risorse umane dell’area di competenza; nel monitoraggio dei processi inerenti la logistica ai fini del rilascio e mantenimento della certificazione qualità.

Tale gestione viene assicurata attraverso:
1. L’Ufficio gestione magazzini, centralizzato presso il P.O. Carate;
2. Due magazzini economali e due Centri Stampa (P.O. Carate e P.O. Vimercate); il magazzino del P.O. di Giussano è utilizzato esclusivamente come base per la consegna del materiale alle Unità Operative (che viene approntato presso il magazzino di Carate).

GESTIONE SERVIZIO AUTISTI
Le specifiche competenze sono:
• coordinamento e gestione degli operatori tecnici (autisti) al fine di garantire la corretta esecuzione dei servizi richiesti, a supporto dell’attività sanitaria, amministrativa ed istituzionale aziendale.
I servizi in argomento possono essere:
“programmati” secondo tipologie di organizzazione e turnistica diversificate (evadono servizi di routine e/o già previsti e programmati);
“fuori programma” - richiesti, anche in via d’urgenza, dalle varie strutture dell’Azienda, tramite specifici moduli appositamente elaborati;
• gestione di tutto il parco auto aziendale a noleggio ed in comodato d’uso con verifica di ordine tecnico ed amministrativo.

LIQUIDAZIONE FATTURE.
Liquidazione fatture per le UU.OO.CC. Logistica Alberghiera e Concessione e Approvvigionamenti.

Risorse finanziarie gestite
La struttura dispone di un proprio budget finanziario (€. 24.260.000 circa).


RELAZIONI FUNZIONALI
La struttura è collocata nel Dipartimento Integrato delle Funzioni Amministrative.